CONSEJOS PARA AUMENTAR LA INNOVACIÓN EN LA EMPRESA

La innovación tiene que ser uno de los aspectos claves en la formación de una empresa. Sin embargo, es uno de las cosas más difíciles de conseguir. El día a día mata cualquier espíritu innovador que puedan surgir en los ambientes corporativos. La innovación es algo que toca trabajar y que se puede facilitar por medio de procesos y herramientas.

Según la publicación, la mejor forma para motivar a los empleados a innovar es dar ejemplo. Los directos y los gerentes tienen que tomar la batuta y mostrar que hay espacios para innovar; para crear nuevos productos, mejorar procesos y implementar nuevos servicios. Además, la gerencia tiene que tener objetivos cuantificables, así la fuerza laboral puede ir pensando ideas y soluciones para cumplir las metas.

Otra formas para motivar a los empleados para innovar son los incentivos y un programa de recompensas va a motivar a los empleados. La gente se mueve por incentivos y un buen programa va a aumentar la innovación. También es importante reconocer las ideas a pesar de que no se hagan realidad, ya que se está tratando de aumentar el espíritu innovador, más no lo resultados.

Las ideas tiene que pasar por un proceso de verificación. Para crear un ambiente donde las ideas sean una prioridad, es necesario que cada una de ellas se tome en serio. Así suene medio tonto, hay que analizar cada decisión por descabellada que sea. Si no, los empleados van a pensar que su idea puede ser descartada por cualquier motivo.

Finalmente, lo más importante de todo. Hay que implementar alguna de las ideas. Nada genera más satisfacción que ver una idea hecha realidad. Si la empresa fomenta el ambiente innovador pero no implementa ninguna idea, los empleados se darán cuenta de la falta de seriedad.

SKYPE Y GOOGLE HANGOUTS: DOS HERRAMIENTAS DE VIDEOCONFERENCIA

Las redes sociales y los servicios de mensajería han transformado la comunicación, y esto está influyendo tanto en el mercado de consumo como en el mundo empresarial. Por la acogida que han tenido entre los usuarios, estas herramientas son perfectas para que las compañías creen estrategias y consigan una relación más estrecha con sus clientes.

Grandes compañías tecnológicas como Microsoft y Google han entendido este principio. Por eso, aunque varios de sus productos más populares empezaron con un enfoque dirigido al usuario, con el paso del tiempo llegaron a convertirse en herramientas clave para entornos empresariales.

Una solución empresarial que ha tenido gran acogida en las organizaciones son las videollamadas. Si usted se pone en los zapatos de un cliente, es probable que se sienta más cómodo recibiendo atención a través de una llamada en video que utilizando otros medios.

Por otro lado, las compañías siempre deben tener en cuenta que deben sacarle el mayor provecho a las herramientas gratuitas que tengan a su alcance, no solo por el tema de ahorro de costos, sino también porque permiten conseguir una relación mucho más estrecha con sus clientes.

Servicios de videollamadas gratuitas a través de internet hay muchos. Sin embargo, dos de los más utilizados en el mundo son Skype y Google Hangouts. Ambos cuentan con elementos adicionales para el tema empresarial. En esta nota queremos compartirles algunas pautas para que conviertan a estos dos servicios en su mano derecha.

Lo mejor de Skype para las empresas

Se puede adquirir Skype premium a un costo bajo y beneficiar las opciones de comunicación entre los participantes. Imagen: Skype

Con más de 300 millones de usuarios, Skype se ha venido convirtiendo en una de las soluciones empresariales más utilizadas por las compañías, en especial teniendo en cuenta que gran parte de su servicio es gratuito y que las herramientas que ofrece son muy útiles.

En primer lugar, los usuarios pueden comunicarse con otros contactos que tengan el servicio a cualquier momento del día y sin importar el lugar en el que se encuentren. Así mismo, si usted necesita hacer llamadas a larga distancia a un teléfono fijo o a un celular, puede hacerlo  pagando mucho menos que si lo hiciera desde el teléfono de su oficina o desde su móvil.

Además, actualmente Skype le ofrece a los usuarios un mes de prueba para que hagan llamadas ilimitadas a teléfonos fijos en Latinoamérica, sin que esto represente ningún costo para ellos.

Otro tema por el que vale la pena utilizar este servicio en las empresas es que tiene diferentes herramientas útiles para enviar o compartir archivos con otros contactos. En las reuniones con los clientes generalmente se acostumbra hacer presentaciones o trabajar sobre documentos. Para facilitar esto, Skype cuenta con una característica que le permite compartir lo que está viendo en su pantalla con sus clientes. Para ello, usted debe hacer clic derecho en una llamada de vídeo y elegir la opción ‘Compartir la pantalla’.

Con la función de ‘compartir pantalla’ se puede ver documentos o brindar asistencia técnica de manera más fácil. Imagen: Skype

Por otro lado, con el fin de ofrecer más utilidades a las personas que utilizan el programa, Skype cuenta con un directorio de aplicaciones que usted puede instalar para mejorar el servicio. Las apps están divididas por categorías y se pueden descargar desde el sitio web oficial del programa. Para el caso de la sección de ‘Negocios’ es posible ver herramientas que ofrecen grabación de llamadas, integración con Outlook y correo de voz, entre otros servicios.

En ocasiones las reuniones que tiene que hacer a través de Skype no son solo con un cliente sino con varios. Para esto, el servicio le ofrece la posibilidad de que añada a una o más personas y que con ellas pueda enviar archivos, compartir pantalla o utilizar el servicio de chat.

Otra característica importante para los empresarios es el desvío de las llamadas. Con Skype usted puede redirigir a su Skype las llamadas que entran a su celular, incluso si su computador no está encendido. Para hacer esto, es necesario activar la opción que está disponible en el menú ‘Herramientas’.

Es importante que tenga en cuenta que usted está gastando el crédito que tiene en el servicio durante esas llamadas desviadas, pero si compara el costo con el de un servicio de roaming quizás la diferencia a favor de Skype sea importante.

Hangouts: reuniones como en una sala de juntas

Las aplicaciones de Hangouts le pueden ayudar a complementar sus videoconferencias. Imagen: Screenshot Hangout

Google+ es otra red social que ayuda a los negocios y las marcas a relacionarse con sus clientes y seguidores. Con herramientas como los hangouts, es posible que las marcas tengan mayor contacto con sus seguidores, por lo que la relación entre las empresas y sus audiencias se vuelve mucho más cercana y personal.

Con Google Hangouts existe la opción de realizar videoconferencias desde un computador con navegador, un tablet o un celular. Hasta 10 personas pueden estar en un mismo hangout y colaborar en documentos por medio de Google Docs. Además, usted puede utilizar estas videollamadas como una forma de servicio al cliente, algo que hace la comunicación mucho más personalizads y le da más credibilidad a su compañía.

Sin embargo, si usted quiere hacer un evento con más de 10 usuarios, puede hacer uso de la herramienta ‘Hangouts en directo’. Se trata de una función que le permite emitir su reunión a un número ilimitado de personas y de manera similar a un video de YouTube, pero transmitido en directo. Para poder utilizarlo solo tiene que tener una cuenta de Google.

En el momento en que inicia la emisión, en su perfil de la red social aparecerá una entrada automática que invitará a las personas que lo tienen en sus círculosa unirse a la emisión. Cuando la reunión finalice, el video queda subido automáticamente a YouTube para que pueda utilizarlo y compartirlo cuando quiera.

Por otra parte, al igual que en Skype, Google Hangouts le permite a los usuarios enviar mensajes a todos los asistentes a la reunión, compartir pantalla o enviar archivos de forma simultánea. Este servicio de videollamadas no tiene ningún costo y puede ser utilizado a cualquier hora del día y desde cualquier lugar.

El éxito de los hangouts ha sido tal que en varias oportunidades han sido utilizados para actividades sociales masivas, como conciertos, presentaciones, o incluso reuniones políticas. Por ejemplo, en enero de 2012, Barack Obama convocó a sus seguidores a participar en un hangout en el que respondió algunas de las dudas de sus votantes como parte de su campaña presidencial.

Otro ejemplo más cercano a Latinoamérica fue el reciente hangout que hizo el presidente de Colombia, Juan Manuel Santos. El 17 de enero de 2013, el mandatario ofreció una conferencia acompañado por ocho colombianos destacados sobre “las razones por las que Colombia está llena de talento”.

Incluso, en mayo pasado la NASA organizó una charla virtual con dos astronautas que estaban en la Estación Espacial Internacional, Kevin Ford y Tom Marshburn. En marzo de este mismo año, la agencia espacial hizo su primer hangout en español, que estuvo a cargo de dos científicas de habla hispana que hablaron sobre el camino que tomaron para llegar a la agencia, cuál es su función allí y cómo se puede hacer parte del programa espacial.

LAS LLAMADAS DE WhatsApp LLEGARÁN PRONTO AL IPHONE, SEGÚN COFUNDADOR

LAS LLAMADAS DE WhatsApp YA ESTÁN DISPONIBLES PARA TODOS LOS ANDROID

Aunque existen otras alternativas para hacer llamadas de voz entre usuarios, WhatsApp es una de la más populares, y por lo tanto ha generado bastante expectativa para todos nosotros. Después de un periodo de prueba de algunos meses, donde se abrieron las activaciones del servicio de manera escalonada, a partir del lunes los usuarios de Android comenzaron a recibir la nueva actualización a través de Google Play.

Con la versión 2.12.12 de WhatsApp para Android, los usuarios ya tienen activadas las llamadas automáticamente. De esta forma, al abrir la aplicación, verás tres pestañas: la primera para llamadas, la segunda de chats y la tercera de contactos. Cada pestaña tiene un menú diferente.

¿Cómo hacer una llamada de WhatsApp?

Llama a tus contactos a través de WhatsApp

Para hacer una llamada de WhatsApp tienes dos opciones. La primera consiste en ir a la pestaña de llamadas y tocar el ícono de un auricular con el signo más. Ahí podremos elegir la persona a la que queremos llamar. En esa lista nos saldrán todos nuestros contactos que pueden recibir llamadas.

Adicionalmente, podremos iniciar una llamada a partir de cualquier ventana de conversación. Para esto, simplemente debemos tocar el ícono del auricular del teléfono en la parte superior derecha. Si intentas llamar a alguien que tenga otros sistemas operativos que no cuenten con el servicio te aparecerá un mensaje que indica que esta persona necesita actualizar.

LAS REDES SOCIALES COMO ALIADAS EN EL CRECIMIENTO DE SU EMPRESA

Lo que empieza como una página en Facebook, una cuenta en Instagram, Snapchat o Twitter puede convertirse en el canal de comunicación más efectivo entre sus clientes y su empresa. El impacto que tienen estos medios en las personas puede ser mayor al de la publicidad tradicional. Por eso resulta esencial que los empresarios tengan en el radar a las redes sociales como sus mejores aliadas en las estrategias para ampliarse como compañía, llegar a nuevos clientes o comunicarse más rápido con ellos.

La ventaja de tener una campaña publicitaria en las redes sociales se asocia con la cantidad de tiempo que pasan las personas (clientes potenciales) navegando en ellas sin estar buscando algo en particular. Por eso resulta tan efectivo que su página o su campaña sea llamativa para capturar la atención de alguien que sin querer se encontró con su empresa en internet.

En Facebook, las organizaciones pueden utilizar insights para delimitar las fechas de duración de un anuncio y saber a qué horas su público consume más contenido. Esta herramienta es esencial para saber en qué momento será más efectiva su campaña. Además, Facebook tiene su propia página para los negocios llamada ‘Facebook for Business’. Allí los usuarios pueden crear sus páginas y permitir que la red social contribuya con sus objetivos comerciales, indicándoles paso a paso cómo crear su página comercial.

Revisemos un poco el caso de Instagram. Si bien la popular aplicación de fotos empezó a mostrar avisos publicitarios, no es necesario que una Pyme invierta en la red social para tener éxito en ella. Al no funcionar con un algoritmo en el que se muestren las cuentas más visitadas por los usuarios, si una empresa se gana el ‘follow’ de un cliente, sus publicaciones aparecerán a la par de las de los amigos del usuario. De este modo, el cliente está ‘obligado’ a ver sus imágenes que puedan invitar a comprar un producto o un servicio. Nuevamente es clave que la cuenta tenga imágenes llamativas para hacerse nuevos seguidores.

Por eso, no hay que subestimar el valor que tiene un ‘me gusta’ en alguna de estas redes sociales. Recordemos que estas están diseñadas para que nuestros amigos vean lo que hacemos, a quiénes seguimos y que cosas marcamos como favoritas. Si alguien marca como favorita alguna foto de su catálogo y alguien más se da cuenta, es probable que pueda aumentar su número de clientes sin darse cuenta.

VENTAJAS Y PELIGROS DE USAR MENSAJERÍA INSTANTÁNEA CON LOS CLIENTES

Tecnoguías: El ABC de la mensajería instantánea

La mensajería instantánea es una herramienta que sirve para acortar distancias. Con la llegada de servicios como Messenger, BBM o WhatsApp, miles de usuarios optaron por usar estos medios de comunicación por encima de alternativas como las llamadas o los correos electrónicos. Con la ‘consumerización’, posteriormente llegaron al campo laboral.

La inmediatez y la eficacia con la que es posible obtener información utilizando estos instrumentos han hecho que varias compañías prefieran manejar sus relaciones con socios, proveedores o colegas de forma remota. Incluso, según indicó un ejecutivo de Microsoft en uno de los blogs de la compañía, la mensajería instantánea es esencialmente la versión de texto de una llamada telefónica y por eso ha ganado terreno entre los empleados.

Sin embargo, como la mayoría de las herramientas tecnológicas, el éxito o fracaso depende exclusivamente de su uso correcto.

Con el fin de sacar valor a los servicios de mensajería instantánea y evitar caer las trampas comunes, a continuación compartimos algunas de las ventajas y desventajas de utilizar este tipo de medios de comunicación con los clientes.

Lo bueno

Tal vez la ventaja más grande de los servicios de mensajería instantánea es la posibilidad que ofrecen de interactuar en tiempo real con las personas sin importar el lugar ni la zona horaria en la que estén ubicados.

Actualmente existen en el mercado servicios como WhatsApp, BBM, Google Hangouts, Skype o algunos especialmente trabajados para las empresas, como Confide. Hablemos un poco de las ventajas de cada uno.

El número de usuarios de WhatsApp sigue aumentando.

WhatsApp

Esta aplicación es una de las herramientas de mensajería más populares del momento. En enero alcanzó los 430 millones de usuarios únicos activos, más del doble que en abril de 2013. Hacemos referencia a la cifra porque es importante que tenga algo en cuenta: si quiere utilizar una alternativa de mensajería instantánea para las comunicaciones en su empresa, lo óptimo sería empezar con una que sea conocida por su equipo de trabajo o cliente.

Después del primer año de uso gratuito, la aplicación tiene un costo de un dólar, pero si usted tiene en cuenta las herramientas que ofrece, realmente es muy poco lo que cuesta tener funcionando el servicio. Con WhatsApp es posible crear grupos de hasta 50 personas para compartir fotos, videos, archivos de audio o contactos y, desde luego, escribir desde cualquier parte del mundo a cualquier hora, pues los mensajes serán transmitidos en tiempo real. Además, esta aplicación es relativamente estable y ofrece la inmediatez que muchas veces se necesita en el campo laboral.

BlackBerry Messenger

La popularidad de BBM hizo que BlackBerry tomara la decisión de lanzar en 2013 una versión para los sistemas operativos iOS y Android de forma gratuita. Al igual que WhatsApp, BBM ofrece la posibilidad de crear grupos, aunque solo de 30 personas, compartir imágenes, eventos, videos o archivos de audio y tener conversaciones en tiempo real con sus miembros.

La gran ventaja de utilizar BBM es su estabilidad y seguridad. Recordemos que ha sido el producto estrella de la compañía canadiense y que ofrece ventajas de privacidad que no tienen otras plataformas. BBM utiliza el famoso PIN para conectar a dos usuarios, lo que evita que cualquier persona lo pueda contactar a pesar de tener su número celular. También es posible generar un PIN cifrado exclusivo para la compañía.

Google Hangouts, un excelente aliado de las empresas.

Google Hangouts

Con este tipo de herramientas es posible que las marcas tengan mayor contacto con sus seguidores o clientes, por lo que la relación entre las empresas y sus audiencias se vuelve mucho más cercana y personal.

En Google Hangouts existe la opción de realizar videoconferencias desde un computador, una tableta o un celular. Hasta 10 personas pueden estar en un mismo hangout y colaborar en documentos por medio de Google Docs. Miles la pueden ver. Además, puede utilizar estas videollamadas como una forma de servicio al cliente, convirtiendo la comunicación más personalizada y creíble.

Los Hangouts también permiten enviar mensajes por chat a todos los asistentes de las reuniones, compartir la pantalla o enviar archivos. Este servicio de videollamadas no tiene ningún costo y puede ser utilizado a cualquier hora del día y desde cualquier lugar. El único requisito es tener una cuenta de Google.

Grandes empresas han usado Hangouts para compartir su experiencia. La Nasa realizó uno con los astronautas de la Estación Espacial y la Casa Blanca puso en frente de la cámara a Barak Obama para interactuar con la gente.

Skype

Esta es otra alternativa de mensajería instantánea para los empresarios. Si necesita hacer llamadas a larga distancia esta aplicación será mucho más barata que otras opciones. Además, Skype cuenta con una característica que le permite compartir la pantalla con su interlocutor. Para ello, usted debe hacer clic derecho en una llamada de vídeo y elegir la opción ‘Compartir la pantalla’. Este servicio también permite que los usuarios utilicen mensajería por chat con grupos de hasta 10 personas.

Confide

Finalmente, hay una herramienta de mensajería que no es muy conocida pero que puede ser muy útil en el campo empresarial. Se trata de Confide, una aplicación que funciona de forma similar a Snapchat pero solo con mensajes escritos.

Además de que los mensajes están cifrados para protegerse de las capturas de pantalla, Confide solo muestra unas cuantas palabras a la vez, bloqueando el resto del mensaje con una barra de color naranja que solo se elimina cuando el usuario desliza el dedo. Lo interesante es que una vez hecha la lectura, el mensaje se autodestruye y no queda ningún rastro en la base de datos del servidor, algo que resulta ser crucial en conversaciones confidenciales y sensibles.

 

Mensajes de texto.

Lo malo

Como casi todos los buenos servicios, la mensajería instantánea tiene un némesis: la seguridad. Si quiere empezar a implementar este tipo de comunicación con sus clientes, o incluso con sus empleados, debe tener en cuenta que no puede tratar todos los asuntos por esta vía, pues podría ser peligroso para su compañía.

Por ejemplo, no es muy aconsejable que utilice este canal para transmitir información confidencial o sensible pues su privacidad podría verse comprometida. Tenga presente que la mensajería instantánea es más apropiada para difundir información rápida sobre el estado de un proyecto, acordar una reunión o ubicar a una persona.

Así mismo, aunque también pueda verse como una ventaja en ciertos momentos, es mejor que tenga cuidado con lo que dice en los grupos de trabajo de su servicio de mensajería instantánea. En la mayoría de las herramientas que mencionamos anteriormente es posible guardar los mensajes completos o copiar y pegar todo el chat en otro lugar. Por eso, si tiene que usar este medio para tratar con clientes, lo mejor es que escriba con la formalidad con la que lo haría en un correo electrónico. Cuide siempre la imagen y reputación de su empresa.

A esto hay que sumarle que los líos de seguridad que siempre están latentes en este tipo de herramientas. Recordemos que en 2012 Skype tuvo grandes problemas debido a que a través de su plataforma se estaba reproduciendo un gusano informático. Como lo reportamos, el ataque aprovechaba la inocencia del usuario para descargar un código que secuestraba el computador y pedía una recompensa para liberar los datos.

El servicio de voz sobre IP de Microsoft tuvo otro inconveniente similar en 2013 cuando una versión modificada de Skype permitía a los usuarios conocer las dirección IP de sus contactos. Solo era necesario ejecutar el programa, ingresar con su usuario y contraseña a la aplicación y, enseguida, se podían conocer el números IP de los contactos mientras estaban conectados.

WhatsApp tampoco sale bien librado de los inconvenientes de seguridad. En julio de 2013 un virus se expandió por la aplicación de mensajería instantánea disfrazado de un archivo adjunto de un contacto. Al descargarlo en el teléfono, modificaba los nombres de los grupos de chat de los usuarios e incluso, en el peor de los casos, reemplazaba los nombres de todos sus contactos a ‘Priyanka’.

Para irnos un poco más atrás, en octubre de 2012 publicamos una nota donde contamos que un grupo de desarrolladores lanzó un programa para que los usuarios pudieran utilizar WhatsApp desde el PC. Para los que no conocen, una cuenta de WhatsApp está asociada a un número telefónico. Al usar la aplicación desde un computador, se simula ese número, lo que genera la brecha de seguridad pues los únicos datos que necesita un atacante para suplantar una cuenta de WhatsApp son el número de celular y su IMEI (número identidad del dispositivo).

Con estos ejemplos queda claro que aunque se trata de herramientas muy útiles, hay que manejar con precaución las comunicaciones por mensajería instantánea pues, aunque las compañías pueden aprovechar todas las ventajas que ofrecen, es importante ser precavidos con el tema de la seguridad, privacidad y formalidad.

CÓMO APROVECHAR EL CORREO ELECTRÓNICO PARA COMUNICARSE CON LOS CLIENTES

Decir que el correo electrónico es una herramienta fundamental para cualquier compañía es partir de lo obvio. Es tan útil y se puede usar de tantas maneras que muchas veces ignoramos sus capacidades. Es la forma más eficaz de mantener constantes y buenas relaciones con los clientes, de manera que hay que saber utilizarlo con mucha inteligencia.

En este guía revisaremos las mejores prácticas para sacarle provecho al correo electrónico y fidelizar a los clientes. De la misma manera, también veremos qué elementos evitar y en qué ocasiones es mejor no usar el correo electrónico para comunicar algo.

Qué hacer y qué no hacer en los correos electrónicos

Con el email, las pequeñas empresas pueden mantener un contacto diario con sus clientes. Eso quiere decir que puede usarlo para alertarlos de nuevos productos, promociones o servicios que está ofreciendo y al mismo tiempo para que sus consumidores puedan contactarlo para resolver inquietudes, solicitar nuevos servicios o modificaciones. Para hacer una buena página web empresarial, es clave que su página tenga un buen lugar para mantenerse en contacto con los clientes. Lo más seguro es que su empresa cuente con un correo que esté a disposición del público.

Gran parte del tiempo en la oficina se invierte en responder correos electrónicos. Por eso es vital encontrar una manera de ser eficiente con su uso, sin sacrificar una relación saludable con los clientes. Si usted es el jefe de la empresa y tiene empleados encargados de las relaciones con los clientes, le sugerimos que establezca una reglas básicas de redacción de correos. Lo básico, por supuesto, es conservar la buena ortografía y redacción, pero eso puede ir mucho más allá.

El uso de mayúsculas sostenidas (ESCRIBIR ASÍ) en los correos para hacer énfasis en alguna idea no es muy recomendable. En lugar de eso puede usar negrillas, subrayar o inclinar las palabras de acuerdo a lo que quiera decir. Intente conservar un tono amigable, pero siempre profesional y puntual. Nadie lee los correos demasiado largos; deben ser precisos y cortos. También se recomienda que pongan la información más importante en la parte inicial del texto. Por ejemplo, si quieren responder una pregunta sobre un precio de un servicio, el correo debería abrir con la información de la tarifa, sin rodeos. Todas las explicaciones adicionales pueden ir después.

Para usar mejor el correo electrónico, les recomendamos seguir estas pautas:

1. Responda lo más pronto que pueda. Piense en la siguiente situación: si usted es cliente de una empresa y escribe un correo con una inquietud, ¿Cuánto le gustaría que se demoraran en contestarle? En caso de que no cuente inmediatamente con la información que le solicitan, puede responder que leyó la solicitud y está trabajando en responder lo más pronto posible. Es muy importante hacer que el cliente sienta que no perdió el tiempo mandando el correo. Por supuesto, eso no quiere decir que puede demorarse dos años en contestarle.

2. Para mejorar la comunicación por medio de correo electrónico, puede enviar una encuesta para evaluar el servicio al cliente. Ojo, no debe ser larga. Con solo un par de preguntas puede saber si el cliente quedó satisfecho o si efectivamente se solucionó su inquietud. Las personas no van a dedicarle mucho tiempo a una encuesta muy larga. Es mejor ser conciso.

3. Puede aprovechar la oportunidad para pedirles autorización para enviar promociones o información sobre sus servicios. Cuando un cliente lo contacta sobre un inconveniente, al mismo tiempo le puede estar manifestando interés sobre un producto o una necesidad que tenga. Aun así, también es importante que los clientes puedan elegir dejar de recibir mensajes promocionales, con la misma facilidad con la que pueden suscribirse a esas listas.

4. Use las respuestas automáticas pero no abuse de ellas. Estas sirven para dar información básica sobre la situación, como, por ejemplo, un retraso en la respuesta. Puede activarlas si en algún momento sabe que va a recibir muchos correos sobre un tema. Por ejemplo, si usted está haciendo un mantenimiento en la página web y sabe que le recibirá muchos correos al respecto, puede automatizar una respuesta que diga: “En este momento estamos realizando un mantenimiento sobre nuestro sitio web, si su inquietud es sobre un tema diferente a ese, pronto le responderemos”. Así ahorra mucho tiempo y recursos.

5. Mantener un contacto con sus clientes además le sirve para recibir información valiosa sobre su empresa. Puede saber cuál es la queja más frecuente de sus clientes y qué resolver antes de cualquier cosa. También puede saber qué producto o servicio es más popular. Ese tipo de datos son muy importantes para cualquier empresa del mundo y una relación saludable con sus clientes le puede dar pistas sobre ello.

El spam

Nosotros sabemos que no tiene la necesidad de llenar las bandejas de entrada de sus clientes con spam, pero quiere ofrecer producto. Para lograr esto, su enemigo número uno es el filtro de spam de los diferentes servicios de correo electrónico. Están programados de manera que pueden identificar si un correo no deseado solo con las palabras que incluya en cuerpo o el asunto del mail. Es muy normal que una empresa autorizada de enviar promoción sea marcada como spam por los mismos usuarios. Es algo muy difícil de controlar, pero se puede combatir en gran medida si sigue estas indicaciones:

Use palabras únicas. Cuando se trata de mandar estos correos saque su lado más creativo. Un gran ejemplo a seguir es Twitter. Desde el comienzo, la red social se arriesgó a mandar correos como: alguien le dio ‘favorite’ a tu ‘tweet’ o algo similar. Aunque no pareciera, ahí la empresa estaba haciendo una inmensa promoción con un lenguaje original y fresco.

La mayoría de los filtros de spam bloquean los correos que contienen palabras como ‘gratis’ o ‘¡haga click ahora!’, porque seguramente son basura.

El nombre de su empresa es su identidad y puede usarlo para ofrecer servicios. Las palabras que más bloquean los filtros son todas las que tienen que ver con clichés de mercadeo del siglo pasado: regalado!, reembolso, gratis, ganador, ganaste, regalías, promoción, etc. Evítelas a toda costa. Es fácil encontrar listados en internet de palabras prohibidas para los filtros de spam. Aquí encuentra uno bastante completo para escribir en español, y uno en inglés de Spam Assassin, uno de los servicios antispam más importantes del mundo.

Los especialistas sugieren que ahorre en el uso de material gráfico. Los filtros intuyen que un mail que contenga muchas imágenes lo identifica como spam. Los mails con contenido pornográfico, por ejemplo, abusan del uso de fotografías (espero no tener que explicar por qué). También es recomendable que no meta muchos enlaces dentro del correo. Servicios como Gmail y Hotmail tienden a sospechar de los mensajes que tienen muchos vínculos a otras páginas. La precisión y el ahorro de información es vital para no entrar en la bandeja de spam de un correo.

También es recomendable que revise constantemente la relación de sus correos con las listas de spam. Varias veces ocurre que las personas lo denuncian por mensajes promocionales, así hayan aceptado recibirlos desde antes. Aunque eso se conozcan como falsas alarmas, los filtros de spam las tratan con la misma severidad que cualquier otro correo no deseado. Por lo tanto lo mejor es que esté pendiente de esos bloqueos y denuncias con regularidad para evitar caer en ese bajo mundo.

En términos generales, las buenas prácticas de correo electrónico se resumen en ser muy cuidadosos con la manera en la que utilizan el lenguaje. El mejor mensaje no es el que tenga mayor cantidad de información, sino el que sabe transmitir una idea con claridad y sin abusar de la lengua. Los usuarios agradecen mucho la originalidad y la transparencia.

MailChimp

Una vez sea un cinturón negro en el uso de correos electrónicos se dará cuenta que necesitará aliados que le ayuden a administrarlo de una manera más eficiente. Como en todo, en internet existe excelentes opciones que ayudarán a perfeccionar el manejo de esta información desde la organización de la bandeja de entrada, hasta la masificiación de un mensaje determinado.

Mailchimp es un servicio que sirve para que las personas puedan escribir y administrar los correos electrónicos. Les ofrece una herramienta con la que pueden escribir y diseñar los correos como deseen. Puede administrar la periodicidad con la que envía los mensajes. También les presta un servicio de análisis que revela detalles sobre cuántos mails están abriendo las personas, cuántos leyeron, qué enlace abrieron, etc. Información que al final le sirve mucho a las empresas.

Una de las virtudes de MailChimp es que puede revisar el contenido de sus correos antes de enviarlos para decirles si contiene palabras que pueden ser leídas como spam. Además el usuario puede revisar frecuentemente la relación de los mails con estos filtros usando el mismo serivicio.

MailChimp tiene planes gratuitos y paquetes que llegan a costar 475 dólares mensuales. Con la suscripción sin costo puede enviar 12.000 correos a 2.000 personas al mes. Tienen un paquete medio que cuesta desde 10 dólares con el que pueden enviar un número ilimitado de correos a un número limitado de usuarios. Usted puede ir comprando un crédito de acuerdo al número de personas que desee contactar.

Si su empresa es pequeña no tiene necesidad del servicio pago. Puede aprovecharlo para escribir correos atractivos y enviarlos a muchas personas. Lo más importante es que sepa utilizar un buen lenguaje y no se complique mucho en esta actividad. Aproveche las virtudes del correo electrónico para mejorar las relaciones con los empleados y verá que puede mejorar mucho la productividad de su oficina.

LAS COPIAS DE SEGURIDAD GARANTIZAN LA CONTINUIDAD DE LOS NEGOCIOS

Tecnologías: El ABC de respaldo digital para PYMES

¿Alguna vez se ha puesto a pensar qué sucede con las cientos de empresas que sufren desgracias y pierden todos todos sus equipos en un incendio, un terremoto o una inundación? Seguramente muchas de ellas desaparecieron al perder uno de sus activos más valiosos: su información. Sin embargo, aquellas empresas que dentro de sus estrategias de conservación habían pensado en eventualidades implementaron algún tipo de estrategia que les sirvió para sobrevivir.

Si hay algo de lo que se caracteriza el mundo digital es de su fragilidad ante lo impredecible. No sabemos en qué momento un corte de energía puede afectar nuestro trabajo, o en qué momento el daño de alguno de nuestros dispositivos de almacenamiento puede hacernos perder información. Por esta razón, si queremos estar completamente preparados ante los imprevistos que pueden suceder en materia tecnológica, es una excelente práctica tener un Plan de Continuidad de Negocios.

En la sociedad de la información, una empresa es confiable siempre que garantice que su información posee tres características: integridad, disponibilidad y confidencialidad.  La integridad tiene como objetivo asegurar que la información sea verídica, la disponibilidad se refiere a la posibilidad de acceder a la información cuando la necesitemos sin importar el momento o el lugar, y la confidencialidad tiene que ver con el hecho de que la información únicamente pueda ser consultada por quienes están realmente autorizados.

Entonces, ¿qué hacen las empresas y las personas para que su información esté ahí en el momento en que la necesitan sin importar los factores externos que podrían acaecer? Para eso hay que ahondar un poco más en el tema de la disponibilidad.

La diversidad de estrategias para mantener segura la información son enormes, y sus métodos abarcan desde la creación de un espejo total de la empresa resguardado en otro país -método que solo puede ser costeado por grandes empresas que cuentan con un considerable músculo financiero- hasta métodos tan sencillos como lo son la implementación de copias de seguridad de la información, conocidas comúnmente como ‘backups’ que deben ser actualizadas constantemente para que mantengan su vigencia.

Aunque a simple vista no pareciera, para las empresas que quieran adoptar esta opción como parte de su Plan de Continuidad, es necesario que también adopten una logística acorde con sus objetivos. Por ejemplo, la periodicidad con la que se van a actualizar las copias teniendo en cuenta el modelo de generaciones de la información. A saber: abuelo, padre e hijo, donde el primer back up empezaría como hijo, luego pasaría a ser el padre y finalmente terminaría como abuelo en la medida en que van aumentando la secuencia de copias de seguridad.

Las copias de seguridad son obligatorias.

En términos generales, un ‘backup’ es una copia de la información que deseas proteger en un dispositivo físicamente separado al usado inicialmente que pueda servir como respaldo en el caso de que suceda algún imprevisto con el original. Es decir, si mi información se encuentra principalmente en mi computador, mi copia de seguridad podría estar en un disco externo, de tal manera que si me llegaran a robar el equipo o se me dañara, podría mitigar mis perdidas gracias al respaldo creado.

 “Al hacer un ‘backup’ hay que partir de la clasificación de la información: si es sensible, confidencial, pública, o privada. Para establecer un procedimiento de ‘backup’ exitoso es importante tener en cuenta el tamaño de la información a ser respaldada, la frecuencia con que se deban hacer estos respaldos y los equipos con que se cuenta para realizar estas tareas”, dice la ingeniera Jacqueline Tangarife, especialista en seguridad de la información y comercio electrónico, Gerente de SECURITY SOLUTIONS & EDUCATION SAS, representante exclusivo de EC COUNCIL ACADEMIA para Colombia.

Lo cierto es que hay muchas técnicas para realizarlos, que pueden ir desde un sencillo ‘copy, paste’ a otro equipo, hasta procesos en línea, en donde se están haciendo constantemente copias de información a diferentes lugares geográficos, así como de la información cambiante en el instante.

“Al momento de realizar una copia de seguridad, debemos ser razonables al seleccionar la información a proteger según la clasificación realizada. Saber cuál es importante e indispensable para la empresa, cuál corresponde a aplicaciones que se pueden encontrar fácilmente en el comercio y cuál corresponde al activo de la empresa, por ser sensible y confidencial. De esta manera evitamos pérdidas en tiempo y en dinero”.

“Si la información es vital, como lo son las fórmulas para el desarrollo de los productos propios de la empresa, la información de los empleados, de los salarios, un estado de salud, o información de la que sólo existe una copia en el mundo, pues fue creada dentro de la empresa, se debe hacer todo lo que esté al alcance para poder resguardarla, pues finalmente esa información termina siendo parte de los activos de la organización”.

Aunque los procedimientos y las políticas de ‘backup’ son métodos para conservar la información segura ante cualquier desastre natural, falla de equipos, robo de información, sabotaje, entre otro montón de posibilidades, este proceso por sí mismo no garantiza que su información se encuentre segura. Deben existir siempre procedimientos que controlen que el ‘backup’ esté correcto. Estos pueden ser a través de métodos que permitan verificar que el procedimiento de protección ante eventualidades funciona. En el caso de las copias de seguridad se puede simular una recuperación en otro equipo.

Si fue víctima de un ataque, un robo o cualquier incidente de seguridad, se podrá continuar trabajando con la información íntegra, de manera confiable. Además, la disponibilidad para los clientes, los proveedores, o los empleados no se verá afectada. La empresa seguirá trabajando normalmente sin suspender actividades y sin comprometer su imagen.

“Para garantizar los tres pilares de la seguridad de la información (integridad, confidencialidad y disponibilidad) se recomienda un buen sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) que pueda certificar que existan los suficientes controles y procedimientos para garantizar que funcionarán al momento de un desastre”.

Productos recomendados HP

Hewlett Packard, líder en equipos de ‘backup’, posee el sistema de copias de seguridad HP StoreOnce Catalyst que aborda las necesidades de pequeñas y medianas empresas, grandes empresas, oficinas remotas y proveedores de servicios en la nube. Con la familia de copia de seguridad HP StoreOnce se obtiene una gama de productos completamente nueva con mayor capacidad, escalabilidad y rendimiento.

Sin embargo, aunque se adquieran los mejores y más costosos equipos para realizar las copias de seguridad, es necesario recordar que siempre debe consolidarse con una política de seguridad respaldada por la gerencia, que garantice el éxito de estas políticas.

SaaS, IaaS y PaaS: ¿QUÉ SON, CÓMO USARLOS Y PARA QUÉ?

Tecnologías HP: El ABC de software y plataforma como servicio para PYMES

¿LAS MÁQUINAS CONTROLARÁN EL MUNDO? UNOS DICEN QUE SÍ Y OTROS QUE NO

En junio, les informamos que Elon Musk, uno de los personajes más importantes en el mundo de la tecnología, había confesado en una entrevista su miedo hacia la inteligencia artificial porque en películas como ‘Terminator’ se ha mostrado que, aunque esta tenga un propósito positivo, puede caer en manos de la persona equivocada.

La semana pasada, Stephen Hawking afirmó a BBC News en una entrevista que teme que la inteligencia artificial acabe con la humanidad porque, según el científico, las primeras formas de esta área fueron útiles pero si sigue evolucionando puede igualar o superar a los seres humanos.

Pero también hay optimistas. El ex CEO y presidente de la Junta Directiva de Google, Eric Schmidt se opone a las visiones de Musk y Hawking porque considera que es absurdo pensar que las máquinas robarán los trabajos de las personas y se apoderarán del mundo, como informó Wired.

En el evento Financial Times Innovate America, que se realizó en Nueva York, Schmidt afirmó que “estas preocupaciones son normales. Pero en cierto punto también son equivocadas”. Según él, “en muchos siglos las personas han temido que las máquinas se apoderarán del mundo. Pensemos en la historia del telar. Cuando se inventó, hubo una ruptura pero pienso que lo mejor para nosotros ha sido encontrar formas mecánicas de producir la ropa”.

Para Schmidt, “existe evidencia de que en un trabajo los salarios son mejores cuando hay equipos técnicos y por el contrario, si no hay computadores, los sueldos son más bajos”.

El problema para el ex CEO de Google es que los sistemas de educación en el mundo no enseñan a los estudiantes las habilidades que necesitan para trabajar junto a las máquinas inteligentes.

Los estudiantes no aprenden las habilidades necesarias para trabajar junto a las máquinas inteligentes

Además, Schmidt no cree que las máquinas sean capaces de superar a los seres humanos, porque considera que no son tan inteligentes como todo el mundo piensa.