VENTAJAS Y PELIGROS DE USAR MENSAJERÍA INSTANTÁNEA CON LOS CLIENTES



Tecnoguías: El ABC de la mensajería instantánea

La mensajería instantánea es una herramienta que sirve para acortar distancias. Con la llegada de servicios como Messenger, BBM o WhatsApp, miles de usuarios optaron por usar estos medios de comunicación por encima de alternativas como las llamadas o los correos electrónicos. Con la ‘consumerización’, posteriormente llegaron al campo laboral.

La inmediatez y la eficacia con la que es posible obtener información utilizando estos instrumentos han hecho que varias compañías prefieran manejar sus relaciones con socios, proveedores o colegas de forma remota. Incluso, según indicó un ejecutivo de Microsoft en uno de los blogs de la compañía, la mensajería instantánea es esencialmente la versión de texto de una llamada telefónica y por eso ha ganado terreno entre los empleados.

Sin embargo, como la mayoría de las herramientas tecnológicas, el éxito o fracaso depende exclusivamente de su uso correcto.

Con el fin de sacar valor a los servicios de mensajería instantánea y evitar caer las trampas comunes, a continuación compartimos algunas de las ventajas y desventajas de utilizar este tipo de medios de comunicación con los clientes.

Lo bueno

Tal vez la ventaja más grande de los servicios de mensajería instantánea es la posibilidad que ofrecen de interactuar en tiempo real con las personas sin importar el lugar ni la zona horaria en la que estén ubicados.

Actualmente existen en el mercado servicios como WhatsApp, BBM, Google Hangouts, Skype o algunos especialmente trabajados para las empresas, como Confide. Hablemos un poco de las ventajas de cada uno.

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El número de usuarios de WhatsApp sigue aumentando.

WhatsApp

Esta aplicación es una de las herramientas de mensajería más populares del momento. En enero alcanzó los 430 millones de usuarios únicos activos, más del doble que en abril de 2013. Hacemos referencia a la cifra porque es importante que tenga algo en cuenta: si quiere utilizar una alternativa de mensajería instantánea para las comunicaciones en su empresa, lo óptimo sería empezar con una que sea conocida por su equipo de trabajo o cliente.

Después del primer año de uso gratuito, la aplicación tiene un costo de un dólar, pero si usted tiene en cuenta las herramientas que ofrece, realmente es muy poco lo que cuesta tener funcionando el servicio. Con WhatsApp es posible crear grupos de hasta 50 personas para compartir fotos, videos, archivos de audio o contactos y, desde luego, escribir desde cualquier parte del mundo a cualquier hora, pues los mensajes serán transmitidos en tiempo real. Además, esta aplicación es relativamente estable y ofrece la inmediatez que muchas veces se necesita en el campo laboral.

BlackBerry Messenger

La popularidad de BBM hizo que BlackBerry tomara la decisión de lanzar en 2013 una versión para los sistemas operativos iOS y Android de forma gratuita. Al igual que WhatsApp, BBM ofrece la posibilidad de crear grupos, aunque solo de 30 personas, compartir imágenes, eventos, videos o archivos de audio y tener conversaciones en tiempo real con sus miembros.

La gran ventaja de utilizar BBM es su estabilidad y seguridad. Recordemos que ha sido el producto estrella de la compañía canadiense y que ofrece ventajas de privacidad que no tienen otras plataformas. BBM utiliza el famoso PIN para conectar a dos usuarios, lo que evita que cualquier persona lo pueda contactar a pesar de tener su número celular. También es posible generar un PIN cifrado exclusivo para la compañía.

Google Hangouts, un excelente aliado de las empresas.

Google Hangouts

Con este tipo de herramientas es posible que las marcas tengan mayor contacto con sus seguidores o clientes, por lo que la relación entre las empresas y sus audiencias se vuelve mucho más cercana y personal.

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En Google Hangouts existe la opción de realizar videoconferencias desde un computador, una tableta o un celular. Hasta 10 personas pueden estar en un mismo hangout y colaborar en documentos por medio de Google Docs. Miles la pueden ver. Además, puede utilizar estas videollamadas como una forma de servicio al cliente, convirtiendo la comunicación más personalizada y creíble.

Los Hangouts también permiten enviar mensajes por chat a todos los asistentes de las reuniones, compartir la pantalla o enviar archivos. Este servicio de videollamadas no tiene ningún costo y puede ser utilizado a cualquier hora del día y desde cualquier lugar. El único requisito es tener una cuenta de Google.

Grandes empresas han usado Hangouts para compartir su experiencia. La Nasa realizó uno con los astronautas de la Estación Espacial y la Casa Blanca puso en frente de la cámara a Barak Obama para interactuar con la gente.

Skype

Esta es otra alternativa de mensajería instantánea para los empresarios. Si necesita hacer llamadas a larga distancia esta aplicación será mucho más barata que otras opciones. Además, Skype cuenta con una característica que le permite compartir la pantalla con su interlocutor. Para ello, usted debe hacer clic derecho en una llamada de vídeo y elegir la opción ‘Compartir la pantalla’. Este servicio también permite que los usuarios utilicen mensajería por chat con grupos de hasta 10 personas.

Confide

Finalmente, hay una herramienta de mensajería que no es muy conocida pero que puede ser muy útil en el campo empresarial. Se trata de Confide, una aplicación que funciona de forma similar a Snapchat pero solo con mensajes escritos.

Además de que los mensajes están cifrados para protegerse de las capturas de pantalla, Confide solo muestra unas cuantas palabras a la vez, bloqueando el resto del mensaje con una barra de color naranja que solo se elimina cuando el usuario desliza el dedo. Lo interesante es que una vez hecha la lectura, el mensaje se autodestruye y no queda ningún rastro en la base de datos del servidor, algo que resulta ser crucial en conversaciones confidenciales y sensibles.

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Mensajes de texto.

Lo malo

Como casi todos los buenos servicios, la mensajería instantánea tiene un némesis: la seguridad. Si quiere empezar a implementar este tipo de comunicación con sus clientes, o incluso con sus empleados, debe tener en cuenta que no puede tratar todos los asuntos por esta vía, pues podría ser peligroso para su compañía.

Por ejemplo, no es muy aconsejable que utilice este canal para transmitir información confidencial o sensible pues su privacidad podría verse comprometida. Tenga presente que la mensajería instantánea es más apropiada para difundir información rápida sobre el estado de un proyecto, acordar una reunión o ubicar a una persona.

Así mismo, aunque también pueda verse como una ventaja en ciertos momentos, es mejor que tenga cuidado con lo que dice en los grupos de trabajo de su servicio de mensajería instantánea. En la mayoría de las herramientas que mencionamos anteriormente es posible guardar los mensajes completos o copiar y pegar todo el chat en otro lugar. Por eso, si tiene que usar este medio para tratar con clientes, lo mejor es que escriba con la formalidad con la que lo haría en un correo electrónico. Cuide siempre la imagen y reputación de su empresa.

A esto hay que sumarle que los líos de seguridad que siempre están latentes en este tipo de herramientas. Recordemos que en 2012 Skype tuvo grandes problemas debido a que a través de su plataforma se estaba reproduciendo un gusano informático. Como lo reportamos, el ataque aprovechaba la inocencia del usuario para descargar un código que secuestraba el computador y pedía una recompensa para liberar los datos.

El servicio de voz sobre IP de Microsoft tuvo otro inconveniente similar en 2013 cuando una versión modificada de Skype permitía a los usuarios conocer las dirección IP de sus contactos. Solo era necesario ejecutar el programa, ingresar con su usuario y contraseña a la aplicación y, enseguida, se podían conocer el números IP de los contactos mientras estaban conectados.

WhatsApp tampoco sale bien librado de los inconvenientes de seguridad. En julio de 2013 un virus se expandió por la aplicación de mensajería instantánea disfrazado de un archivo adjunto de un contacto. Al descargarlo en el teléfono, modificaba los nombres de los grupos de chat de los usuarios e incluso, en el peor de los casos, reemplazaba los nombres de todos sus contactos a ‘Priyanka’.

Para irnos un poco más atrás, en octubre de 2012 publicamos una nota donde contamos que un grupo de desarrolladores lanzó un programa para que los usuarios pudieran utilizar WhatsApp desde el PC. Para los que no conocen, una cuenta de WhatsApp está asociada a un número telefónico. Al usar la aplicación desde un computador, se simula ese número, lo que genera la brecha de seguridad pues los únicos datos que necesita un atacante para suplantar una cuenta de WhatsApp son el número de celular y su IMEI (número identidad del dispositivo).

Con estos ejemplos queda claro que aunque se trata de herramientas muy útiles, hay que manejar con precaución las comunicaciones por mensajería instantánea pues, aunque las compañías pueden aprovechar todas las ventajas que ofrecen, es importante ser precavidos con el tema de la seguridad, privacidad y formalidad.

CÓMO APROVECHAR EL CORREO ELECTRÓNICO PARA COMUNICARSE CON LOS CLIENTES



Decir que el correo electrónico es una herramienta fundamental para cualquier compañía es partir de lo obvio. Es tan útil y se puede usar de tantas maneras que muchas veces ignoramos sus capacidades. Es la forma más eficaz de mantener constantes y buenas relaciones con los clientes, de manera que hay que saber utilizarlo con mucha inteligencia.

En este guía revisaremos las mejores prácticas para sacarle provecho al correo electrónico y fidelizar a los clientes. De la misma manera, también veremos qué elementos evitar y en qué ocasiones es mejor no usar el correo electrónico para comunicar algo.

Qué hacer y qué no hacer en los correos electrónicos

Con el email, las pequeñas empresas pueden mantener un contacto diario con sus clientes. Eso quiere decir que puede usarlo para alertarlos de nuevos productos, promociones o servicios que está ofreciendo y al mismo tiempo para que sus consumidores puedan contactarlo para resolver inquietudes, solicitar nuevos servicios o modificaciones. Para hacer una buena página web empresarial, es clave que su página tenga un buen lugar para mantenerse en contacto con los clientes. Lo más seguro es que su empresa cuente con un correo que esté a disposición del público.

Gran parte del tiempo en la oficina se invierte en responder correos electrónicos. Por eso es vital encontrar una manera de ser eficiente con su uso, sin sacrificar una relación saludable con los clientes. Si usted es el jefe de la empresa y tiene empleados encargados de las relaciones con los clientes, le sugerimos que establezca una reglas básicas de redacción de correos. Lo básico, por supuesto, es conservar la buena ortografía y redacción, pero eso puede ir mucho más allá.

El uso de mayúsculas sostenidas (ESCRIBIR ASÍ) en los correos para hacer énfasis en alguna idea no es muy recomendable. En lugar de eso puede usar negrillas, subrayar o inclinar las palabras de acuerdo a lo que quiera decir. Intente conservar un tono amigable, pero siempre profesional y puntual. Nadie lee los correos demasiado largos; deben ser precisos y cortos. También se recomienda que pongan la información más importante en la parte inicial del texto. Por ejemplo, si quieren responder una pregunta sobre un precio de un servicio, el correo debería abrir con la información de la tarifa, sin rodeos. Todas las explicaciones adicionales pueden ir después.

Para usar mejor el correo electrónico, les recomendamos seguir estas pautas:

1. Responda lo más pronto que pueda. Piense en la siguiente situación: si usted es cliente de una empresa y escribe un correo con una inquietud, ¿Cuánto le gustaría que se demoraran en contestarle? En caso de que no cuente inmediatamente con la información que le solicitan, puede responder que leyó la solicitud y está trabajando en responder lo más pronto posible. Es muy importante hacer que el cliente sienta que no perdió el tiempo mandando el correo. Por supuesto, eso no quiere decir que puede demorarse dos años en contestarle.

2. Para mejorar la comunicación por medio de correo electrónico, puede enviar una encuesta para evaluar el servicio al cliente. Ojo, no debe ser larga. Con solo un par de preguntas puede saber si el cliente quedó satisfecho o si efectivamente se solucionó su inquietud. Las personas no van a dedicarle mucho tiempo a una encuesta muy larga. Es mejor ser conciso.

3. Puede aprovechar la oportunidad para pedirles autorización para enviar promociones o información sobre sus servicios. Cuando un cliente lo contacta sobre un inconveniente, al mismo tiempo le puede estar manifestando interés sobre un producto o una necesidad que tenga. Aun así, también es importante que los clientes puedan elegir dejar de recibir mensajes promocionales, con la misma facilidad con la que pueden suscribirse a esas listas.

4. Use las respuestas automáticas pero no abuse de ellas. Estas sirven para dar información básica sobre la situación, como, por ejemplo, un retraso en la respuesta. Puede activarlas si en algún momento sabe que va a recibir muchos correos sobre un tema. Por ejemplo, si usted está haciendo un mantenimiento en la página web y sabe que le recibirá muchos correos al respecto, puede automatizar una respuesta que diga: “En este momento estamos realizando un mantenimiento sobre nuestro sitio web, si su inquietud es sobre un tema diferente a ese, pronto le responderemos”. Así ahorra mucho tiempo y recursos.

5. Mantener un contacto con sus clientes además le sirve para recibir información valiosa sobre su empresa. Puede saber cuál es la queja más frecuente de sus clientes y qué resolver antes de cualquier cosa. También puede saber qué producto o servicio es más popular. Ese tipo de datos son muy importantes para cualquier empresa del mundo y una relación saludable con sus clientes le puede dar pistas sobre ello.

El spam

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Nosotros sabemos que no tiene la necesidad de llenar las bandejas de entrada de sus clientes con spam, pero quiere ofrecer producto. Para lograr esto, su enemigo número uno es el filtro de spam de los diferentes servicios de correo electrónico. Están programados de manera que pueden identificar si un correo no deseado solo con las palabras que incluya en cuerpo o el asunto del mail. Es muy normal que una empresa autorizada de enviar promoción sea marcada como spam por los mismos usuarios. Es algo muy difícil de controlar, pero se puede combatir en gran medida si sigue estas indicaciones:

Use palabras únicas. Cuando se trata de mandar estos correos saque su lado más creativo. Un gran ejemplo a seguir es Twitter. Desde el comienzo, la red social se arriesgó a mandar correos como: alguien le dio ‘favorite’ a tu ‘tweet’ o algo similar. Aunque no pareciera, ahí la empresa estaba haciendo una inmensa promoción con un lenguaje original y fresco.

La mayoría de los filtros de spam bloquean los correos que contienen palabras como ‘gratis’ o ‘¡haga click ahora!’, porque seguramente son basura.

El nombre de su empresa es su identidad y puede usarlo para ofrecer servicios. Las palabras que más bloquean los filtros son todas las que tienen que ver con clichés de mercadeo del siglo pasado: regalado!, reembolso, gratis, ganador, ganaste, regalías, promoción, etc. Evítelas a toda costa. Es fácil encontrar listados en internet de palabras prohibidas para los filtros de spam. Aquí encuentra uno bastante completo para escribir en español, y uno en inglés de Spam Assassin, uno de los servicios antispam más importantes del mundo.

Los especialistas sugieren que ahorre en el uso de material gráfico. Los filtros intuyen que un mail que contenga muchas imágenes lo identifica como spam. Los mails con contenido pornográfico, por ejemplo, abusan del uso de fotografías (espero no tener que explicar por qué). También es recomendable que no meta muchos enlaces dentro del correo. Servicios como Gmail y Hotmail tienden a sospechar de los mensajes que tienen muchos vínculos a otras páginas. La precisión y el ahorro de información es vital para no entrar en la bandeja de spam de un correo.

También es recomendable que revise constantemente la relación de sus correos con las listas de spam. Varias veces ocurre que las personas lo denuncian por mensajes promocionales, así hayan aceptado recibirlos desde antes. Aunque eso se conozcan como falsas alarmas, los filtros de spam las tratan con la misma severidad que cualquier otro correo no deseado. Por lo tanto lo mejor es que esté pendiente de esos bloqueos y denuncias con regularidad para evitar caer en ese bajo mundo.

En términos generales, las buenas prácticas de correo electrónico se resumen en ser muy cuidadosos con la manera en la que utilizan el lenguaje. El mejor mensaje no es el que tenga mayor cantidad de información, sino el que sabe transmitir una idea con claridad y sin abusar de la lengua. Los usuarios agradecen mucho la originalidad y la transparencia.

MailChimp

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Una vez sea un cinturón negro en el uso de correos electrónicos se dará cuenta que necesitará aliados que le ayuden a administrarlo de una manera más eficiente. Como en todo, en internet existe excelentes opciones que ayudarán a perfeccionar el manejo de esta información desde la organización de la bandeja de entrada, hasta la masificiación de un mensaje determinado.

Mailchimp es un servicio que sirve para que las personas puedan escribir y administrar los correos electrónicos. Les ofrece una herramienta con la que pueden escribir y diseñar los correos como deseen. Puede administrar la periodicidad con la que envía los mensajes. También les presta un servicio de análisis que revela detalles sobre cuántos mails están abriendo las personas, cuántos leyeron, qué enlace abrieron, etc. Información que al final le sirve mucho a las empresas.

Una de las virtudes de MailChimp es que puede revisar el contenido de sus correos antes de enviarlos para decirles si contiene palabras que pueden ser leídas como spam. Además el usuario puede revisar frecuentemente la relación de los mails con estos filtros usando el mismo serivicio.

MailChimp tiene planes gratuitos y paquetes que llegan a costar 475 dólares mensuales. Con la suscripción sin costo puede enviar 12.000 correos a 2.000 personas al mes. Tienen un paquete medio que cuesta desde 10 dólares con el que pueden enviar un número ilimitado de correos a un número limitado de usuarios. Usted puede ir comprando un crédito de acuerdo al número de personas que desee contactar.

Si su empresa es pequeña no tiene necesidad del servicio pago. Puede aprovecharlo para escribir correos atractivos y enviarlos a muchas personas. Lo más importante es que sepa utilizar un buen lenguaje y no se complique mucho en esta actividad. Aproveche las virtudes del correo electrónico para mejorar las relaciones con los empleados y verá que puede mejorar mucho la productividad de su oficina.

LAS COPIAS DE SEGURIDAD GARANTIZAN LA CONTINUIDAD DE LOS NEGOCIOS



Tecnologías: El ABC de respaldo digital para PYMES

¿Alguna vez se ha puesto a pensar qué sucede con las cientos de empresas que sufren desgracias y pierden todos todos sus equipos en un incendio, un terremoto o una inundación? Seguramente muchas de ellas desaparecieron al perder uno de sus activos más valiosos: su información. Sin embargo, aquellas empresas que dentro de sus estrategias de conservación habían pensado en eventualidades implementaron algún tipo de estrategia que les sirvió para sobrevivir.

Si hay algo de lo que se caracteriza el mundo digital es de su fragilidad ante lo impredecible. No sabemos en qué momento un corte de energía puede afectar nuestro trabajo, o en qué momento el daño de alguno de nuestros dispositivos de almacenamiento puede hacernos perder información. Por esta razón, si queremos estar completamente preparados ante los imprevistos que pueden suceder en materia tecnológica, es una excelente práctica tener un Plan de Continuidad de Negocios.

En la sociedad de la información, una empresa es confiable siempre que garantice que su información posee tres características: integridad, disponibilidad y confidencialidad.  La integridad tiene como objetivo asegurar que la información sea verídica, la disponibilidad se refiere a la posibilidad de acceder a la información cuando la necesitemos sin importar el momento o el lugar, y la confidencialidad tiene que ver con el hecho de que la información únicamente pueda ser consultada por quienes están realmente autorizados.

Entonces, ¿qué hacen las empresas y las personas para que su información esté ahí en el momento en que la necesitan sin importar los factores externos que podrían acaecer? Para eso hay que ahondar un poco más en el tema de la disponibilidad.

La diversidad de estrategias para mantener segura la información son enormes, y sus métodos abarcan desde la creación de un espejo total de la empresa resguardado en otro país -método que solo puede ser costeado por grandes empresas que cuentan con un considerable músculo financiero- hasta métodos tan sencillos como lo son la implementación de copias de seguridad de la información, conocidas comúnmente como ‘backups’ que deben ser actualizadas constantemente para que mantengan su vigencia.

Aunque a simple vista no pareciera, para las empresas que quieran adoptar esta opción como parte de su Plan de Continuidad, es necesario que también adopten una logística acorde con sus objetivos. Por ejemplo, la periodicidad con la que se van a actualizar las copias teniendo en cuenta el modelo de generaciones de la información. A saber: abuelo, padre e hijo, donde el primer back up empezaría como hijo, luego pasaría a ser el padre y finalmente terminaría como abuelo en la medida en que van aumentando la secuencia de copias de seguridad.

Las copias de seguridad son obligatorias.

En términos generales, un ‘backup’ es una copia de la información que deseas proteger en un dispositivo físicamente separado al usado inicialmente que pueda servir como respaldo en el caso de que suceda algún imprevisto con el original. Es decir, si mi información se encuentra principalmente en mi computador, mi copia de seguridad podría estar en un disco externo, de tal manera que si me llegaran a robar el equipo o se me dañara, podría mitigar mis perdidas gracias al respaldo creado.

 “Al hacer un ‘backup’ hay que partir de la clasificación de la información: si es sensible, confidencial, pública, o privada. Para establecer un procedimiento de ‘backup’ exitoso es importante tener en cuenta el tamaño de la información a ser respaldada, la frecuencia con que se deban hacer estos respaldos y los equipos con que se cuenta para realizar estas tareas”, dice la ingeniera Jacqueline Tangarife, especialista en seguridad de la información y comercio electrónico, Gerente de SECURITY SOLUTIONS & EDUCATION SAS, representante exclusivo de EC COUNCIL ACADEMIA para Colombia.

Lo cierto es que hay muchas técnicas para realizarlos, que pueden ir desde un sencillo ‘copy, paste’ a otro equipo, hasta procesos en línea, en donde se están haciendo constantemente copias de información a diferentes lugares geográficos, así como de la información cambiante en el instante.

“Al momento de realizar una copia de seguridad, debemos ser razonables al seleccionar la información a proteger según la clasificación realizada. Saber cuál es importante e indispensable para la empresa, cuál corresponde a aplicaciones que se pueden encontrar fácilmente en el comercio y cuál corresponde al activo de la empresa, por ser sensible y confidencial. De esta manera evitamos pérdidas en tiempo y en dinero”.

“Si la información es vital, como lo son las fórmulas para el desarrollo de los productos propios de la empresa, la información de los empleados, de los salarios, un estado de salud, o información de la que sólo existe una copia en el mundo, pues fue creada dentro de la empresa, se debe hacer todo lo que esté al alcance para poder resguardarla, pues finalmente esa información termina siendo parte de los activos de la organización”.

Aunque los procedimientos y las políticas de ‘backup’ son métodos para conservar la información segura ante cualquier desastre natural, falla de equipos, robo de información, sabotaje, entre otro montón de posibilidades, este proceso por sí mismo no garantiza que su información se encuentre segura. Deben existir siempre procedimientos que controlen que el ‘backup’ esté correcto. Estos pueden ser a través de métodos que permitan verificar que el procedimiento de protección ante eventualidades funciona. En el caso de las copias de seguridad se puede simular una recuperación en otro equipo.

Si fue víctima de un ataque, un robo o cualquier incidente de seguridad, se podrá continuar trabajando con la información íntegra, de manera confiable. Además, la disponibilidad para los clientes, los proveedores, o los empleados no se verá afectada. La empresa seguirá trabajando normalmente sin suspender actividades y sin comprometer su imagen.

“Para garantizar los tres pilares de la seguridad de la información (integridad, confidencialidad y disponibilidad) se recomienda un buen sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) que pueda certificar que existan los suficientes controles y procedimientos para garantizar que funcionarán al momento de un desastre”.

Productos recomendados HP

Hewlett Packard, líder en equipos de ‘backup’, posee el sistema de copias de seguridad HP StoreOnce Catalyst que aborda las necesidades de pequeñas y medianas empresas, grandes empresas, oficinas remotas y proveedores de servicios en la nube. Con la familia de copia de seguridad HP StoreOnce se obtiene una gama de productos completamente nueva con mayor capacidad, escalabilidad y rendimiento.

Sin embargo, aunque se adquieran los mejores y más costosos equipos para realizar las copias de seguridad, es necesario recordar que siempre debe consolidarse con una política de seguridad respaldada por la gerencia, que garantice el éxito de estas políticas.

SaaS, IaaS y PaaS: ¿QUÉ SON, CÓMO USARLOS Y PARA QUÉ?



Tecnologías HP: El ABC de software y plataforma como servicio para PYMES

Desde hace unos cinco años se vienen oyendo varios conceptos que pueden ser fundamentales para la transformación de una empresa tradicional a una apalancada en tecnología: SaaS, IaaS y PaaS. Estos tres conceptos tienen que estar en el radar de cualquier gerente –sea de una empresa de tecnología o no– porque pueden ser las herramientas claves para generar valor y convertirse en líder de su mercado.

En esta tecnología queremos explicar estos tres conceptos y cómo puede aplicarlos en su organización. Acompáñenos mientras conocemos estos nuevos servicios apalancados en la nube y en las velocidades de internet.

Software como un servicio (SaaS)

La nube como sombrilla.

El software como un servicio es un concepto que lleva vigente en la industria de la tecnología desde hace mucho tiempo. Desde que los ingenieros se dieron cuenta que era más barato correr aplicaciones en un centro de datos y distribuirlas a las terminales clientes, el software se convirtió en un servicio. Sin embargo, fue a comienzo del siglo XXI cuando SaaS realmente se convirtió en un término importante para las empresas un poco más pequeñas.

¿Qué es exactamente el SaaS? La explicación más sencilla se puede ver en el modelo de distribución. El software tradicional simplemente se vendía y quedaba alojado en los equipos del comprador. El cambio de modelo enfocado en un servicio implica que el software queda guardado en un servidor remoto y es administrado por la empresa que lo ofrece. Gartner, una de las empresas de investigación de mercados más importante del mundo, define SaaS como: “software que es propiedad, es entregado y es administrado por algún proveedor”.

El enfoque en el modelo de distribución es clave porque cambia totalmente la forma de usar la tecnología. Anteriormente, las empresas tenían que desarrollar o comprar una aplicación que se ajustara a sus necesidades puntuales. Hasta ahí, todo normal. Los problemas venían cuando el aplicativo se dañaba, necesitaba servicio o se iba quedando obsoleto. Por ejemplo, una agencia de publicidad, cuyo foco no es la infraestructura de TI, no tiene porque estar resolviendo los problemas que presenta el cambio de versión de su software gráfico predilecto.

En el pasado, lo más lógico era comprar un software que permitiera hacer esto eficientemente, instalarlo en sus propios servidores y empezar a trabajar. Ahora, con el SaaS, lo más lógico es dejar que otra empresa especializada en tecnología haga la aplicación, la administre y la asegure. Este modelo tiene dos principales ventajas: el costo y el valor estratégico.

Cuando el software se empezó a vender como un servicio, el cambio se realizó principalmente para ahorrar costos. La ecuación es relativamente sencilla. ¿Por qué me voy a gastar miles de dólares en un software que puede quedar obsoleto en unos años cuándo simplemente puedo arrendar uno que siempre está actualizado? Además, de esta manera se puede convertir una inversión en capital en un gasto operativo de la organización.

Para un gerente de TI es más fácil justificar un aumento operativo de 500 dólares al mes que una inversión de 10.000 dólares. Todos estos factores financieros le dieron el empuje al software como servicio y llevaron a muchas empresas a adoptarlo –y otras a ofrecerlo–.

Pero más allá de los beneficios financieros –que son relativamente fáciles de replicar– el valor está en usar estratégicamente el SaaS. HP tiene un amplio portafolio para que los gerentes, sean o no de TI, puedan crear soluciones innovadoras y generadoras de valor.

Infraestructura como un servicio (IaaS)

La infraestructura como servicio también se comporta de manera similar a la SaaS. La gran diferencia es que en lugar de vender programas y licencias, los proveedores de este servicio arriendan sus servidores para que otras empresas puedan usarlos como quieran. Gartner define IaaS como: “una oferta automatizada y estandarizada, donde recursos de computo, complementados con opciones de almacenamiento y capacidades de red, son propiedad del proveedor y son ofrecidos al consumidor para que los consuma cuando quiera”.

La IaaS es un servicio más enfocado en las empresas que trabajan con tecnología, ya que permite desarrollar y ajustar las máquinas virtuales a las necesidades del equipo. Para que un servicio sea considerado dentro de la categoría de IaaS, se deben cumplir una serie de características. Según Microsoft, el servicio debe ser ‘on-demand’: el consumidor debe tener la posibilidad de usar los recursos de computación sin tener que acudir a un humano. La solución también debe tener banda ancha. Una aplicación de misión crítica no puede depender de la conexión. Se tiene que garantizar una red amplia, segura y confiable.

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Una pieza del rompecabezas de TI.

Sin embargo, lo más importante y valioso es la posibilidad de ajustar los recursos a la carga del cliente. Los proveedores de infraestructura deben permitir que sus clientes puedan aumentar o disminuir los recursos de computo y almacenamiento a medida que cambian los requerimientos. Si una página web, por ejemplo, sabe que va a tener un día extraordinariamente pesado de tráfico, puede aumentar su máquina virtual para garantizar el servicio.

Lo mismo debe ocurrir hacia abajo. El cliente puede disminuir los recursos, lo que debería bajar el costo de la solución. Con esta flexibilidad, los gerentes de TI pueden ser más cuidadosos con sus gastos y más eficientes en su trabajo y su inversión.

Otra de las grandes ventajas es que no hay que comprar servidores. Una compañía que no tiene su foco en tecnología puede hacer inversiones de capital en lugares más estratégicos y optar por un modelo de servicio para suplir las necesidades de infraestructura de TI. Además, como es un servicio contratado, no tendrá que preocuparse por gastos de mantenimiento y seguridad. Y como el servidor está en un centro de datos, siempre estará actualizado con la más reciente tecnología. El cliente no se tiene que preocupar por eso y, si tiene un problema, simplemente cambia de proveedor.

Plataforma como un sercivio (PaaS)

La combinación de los dos servicios mencionados anteriormente se puede catalogar como una plataforma como servicio. La integración del software con la infraestructura permite crear una plataforma que puede ser aprovechada por los clientes para crear soluciones de valor agregado que ahorran costos y usan la más reciente tecnología.

Al integrar el software como servicio así como la infraestructura como servicio, se crea una plataforma que aprovecha los beneficios de las dos modalidades: menores costos, manejo financiero más flexible y eficiente y valor agregado.

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